Conferencia de prensa para la difusión de eventos

Las conferencias o ruedas de prensa, son actividades que se realizan con el fin de comunicar o difundir información de relevancia ante los medios de comunicación.

Foto de Evangeline Shaw en Unsplash

El motivo debe suponer una novedad y debe generar mucha expectativa. La idea es promover una noticia, juntando a todos los medios en un sólo lugar. Puede informarse acerca de detalles de un nuevo producto, de un concurso, de una nueva imagen, de un evento próximo a celebrarse, por citar algún ejemplo.
 
Como organizadores de eventos es una excelente herramienta de difusión, y una oportunidad importantísima para afianzar contactos con los medios de prensa, además de ser una manera económica de convocatoria para la promoción y divulgación.

Comunicados de prensa, entrevistas y contactos informales con los medios de prensa, son maneras excelentes de transmitir un mensaje, pero es en una rueda de prensa donde se puede dar más información, y hacerla promocionable, con más rapidez.
 
Una conferencia de prensa exitosa es muy positiva en todo sentido. No sólo genera una  noticia digna de hacer conocer y difundir, sino que además mantiene muy en alto la moral y ánimo del grupo organizador.

Paradójicamente la propia presencia de los medios en una conferencia de prensa, la hace más creíble a los ojos de los otros periodistas, y esto hace que la información que se maneje, sea  más importante como noticia a difundir.

Tips importantes para garantizar el éxito en una conferencia de prensa


La planificación de una conferencia de prensa no lleva mucho tiempo, dada la inmediatez que queremos para que la noticia se propague. 
 

Preparación

 
Lo más importante es contar con información concreta y relevante para transmitir, que justifique la presencia de periodistas y medios de prensa.
 
Generalmente se realiza en salones de hotel. Debe procurarse un lugar conveniente, de fácil acceso para la prensa, ya que la dinámica de ellos les exige celeridad y versatilidad.
 
Sugerimos como mejores días para realizar una conferencia de prensa, los martes, miércoles o jueves. Si se organiza para lunes son muchos días antes para confirmar asistencia, lo que puede conspirar en contra de garantizar suficiente convocatoria; y viernes es demasiado cerca del fin de semana, lo que puede retrasar la difusión de la noticia, o la misma diluirse en su efectividad de llegada al público que buscamos informar. 
 
La mejor hora para programar una conferencia de prensa es entre las 10:00 y 11:00 de la mañana. Con ello aseguraremos la máxima convocatoria y cobertura de los medios. De todas maneras siempre la prioridad estará en eventuales noticias del dia, que podrán opacar nuestro evento, pero esto es imposible preverlo.
 
La persona responsable de protocolo estará a cargo de supervisar todo lo referente a las invitaciones y notas de prensa, su redacción, y llegada a destino. Deberá ser selectivo a la hora de elegir los medios a invitar, y en determinar la persona adecuada a invitar, dentro de cada organismo de prensa.
Foto de Manny Becerra en Unsplash
Es bueno tener una base de datos regularmente actualizada para tener los cambios de personal y responsables, vigente. Este es un ejercicio que nos mantendrá en contacto personalizado y privilegiado con los periodistas más importantes.
 
Unos días antes del evento se enviará el comunicado de prensa con la invitación, y se hará un primer seguimiento un par de días antes de la conferencia. Es muy saludable realizar un segundo seguimiento el mismo día del evento un par de horas antes del inicio.
 
Pese a que la conferencia no puede extenderse demasiado por exigencias laborales de reporteros, camarógrafos y fotógrafos, la misma debe ser de calidad, para asegurarnos que realmente disfruten de la asistencia. 
 

Salón

 
El mismo debe ser suficientemente amplio para dejar pasillos libres al centro, los costados y adelante, y así poder ubicar cámaras de TV, camarógrafos, y fotógrafos. 
La decoración debe ser muy sobria,  con plantas ornamentales sencillas y armónicas.
 
Se debe considerar muy buena acústica, amplificadores de sonido, parlantes, micrófonos, y todo servicio de comunicación disponibles para los periodistas, además de elementos de proyección y reproducción. 
Disponer de suficiente cantidad de asientos confortables, y tener acceso a agua, té o café en todo momento.
 
Los conferencistas deberán estar a mayor altura, para atraer la atención y para facilitar mejores planos de fotografía. El podio colectivo estará compuesto por una mesa larga con un mantel de paño o terciopelo hasta el piso, para evitar ver las piernas de los entrevistados.

En el mismo puede grabarse un logotipo comercial o institucional. Banners y mantas de patrocinadores acompañarán el escenario.
 
Deben disponer de suficientes micrófonos, y adicionalmente 2 inalámbricos para las preguntas de los invitados. 
Foto de Headway en Unsplash

Oradores

 
El contar con un agente de prensa ayudará a generar el interés suficiente en periodistas y asegurarnos una mayor convocatoria, ya que antes del evento estará detrás del seguimiento de las asistencias.

Durante la conferencia de prensa será moderador de la misma, por lo que es importante que tenga don de comunicador, experiencia con la prensa, y domine el tema a tratar.
 
Los conferencistas también deberán estar en pleno conocimiento de la información que se brindará , y sobre todo, bien preparados a responder las distintas preguntas de los periodistas. Se debe tener carisma suficiente y estar bien informados para incluso responder a temas relacionados al de la conferencia.

Es muy importante en este tipo de eventos hablar con la prensa y responder a sus preguntas, y sobre todo dar el mensaje en forma bien clara y precisa. La clave del éxito en un buen orador es recordar 5 puntos importantes a detallar en un máximo de 7 minutos de exposición. Los puntos por escrito a modo de guión ayudará a no desviarse del tema central. La cantidad de oradores no debería superar los 4, incluyendo el moderador.
 

Dinámica

  • Recibir a los miembros de prensa conforme llegan, y llevar registro de las asistencias.
  • Procurar la puntualidad en el inicio del evento, no atrasarlo más de 5 minutos, por respeto a la agenda de la prensa.
  • El moderador dará la bienvenida a los asistentes, presentará el tema y a los participantes.
  • Cada conferencista tomará la palabra, y luego de todas las presentaciones, el moderador atenderá las preguntas de la prensa, o bien dirigirá la misma al conferencista más indicado para contestar en cada caso. 
  • Es recomendable sembrar preguntas en un par de periodistas antes del evento, para promover a partir de allí, el flujo de preguntas generales.
  • Igual de recomendable es facilitar el espacio y ambiente para fotografías.
  • La conferencia no debería excederse de los 50 minutos.

Press Kit

 
Desde protocolo se confeccionará material complementario para entregar a la prensa que asista, como apoyo informativo a los periodistas. El paquete con información contendrá datos adicionales y complementarios, apoyo fotográfico, y en ocasiones incluirán un obsequio.
Foto de Pixabay en Pexels

Brunch

 
Estará estipulado en las invitaciones y se dará seguidamente de la rueda de prensa, por no más de 1 hora. Ideal un servicio de pie, de bocadillos salados y dulces, acompañados de jugos naturales, o agua mineral.
 
Dado lo dinámico y agitado en la agenda de los profesionales de la prensa, el ofrecer un brunch, incrementará las chances de asistencia, y además será un gesto de respeto y agradecimiento por parte de los organizadores a los periodistas y medios de prensa en general.
 
Lo más rescatable en esta instancia, será poder permanecer un tiempo adicional y de manera informal, conversando conferencistas y periodistas, afianzando contactos, y pudiendo generarse futuras entrevistas de mayor profundidad.
 

Mantener contacto 

 
Será muy valioso a futuro dedicar un tiempo a establecer contacto nuevamente con quienes asistieron a la conferencia. De lograr una buena empatía, ellos nos tendrán presente toda vez que necesiten información del tema, y seguramente responderán siempre que se les contacte.
 
A través del registro de asistencia, sabremos quienes no llegaron a la conferencia, sin embargo, estamos siempre a tiempo de hacerles llegar el Press Kit, y ver de contactarlos con al menos uno de los conferencistas, para lograr de todas maneras, una nota.
 
Es muy recomendable asistir a un par de conferencias de prensa para estudiar la dinámica y detalles que pueden ser de mucha utilidad.