6 pasos para la Organización de un Evento Cultural

Los eventos culturales pueden ser simples y cortos, como una vernissage de dos horas de duración dirigida a un grupo selecto, o tratarse de un mega festival en conmemoración de alguna fecha importante para un pueblo, o localidad, con actividades especiales durante una semana de festejos.
Foto de Genaro Servín en Pexels
Un evento cultural involucra como temática principal, alguna rama del arte o de la cultura, involucrando a veces usos y costumbres de la localidad o la región.
 

Marketing cultural

 
El evento cultural se genera estratégicamente para difundir y promover proyectos y comunicaciones culturales que realizan empresas e instituciones con el principal objetivo de crear una imagen positiva en sus mercados.
 
Asimismo, los eventos culturales son generados por las empresas con el fin de difundir sus productos y servicios en los grupos o mercados a los que les llama la atención el arte y la cultura.
 
El llamado marketing cultural cobra cada vez más fuerza, dada la necesidad de las empresas por comunicarse y legitimar su acción ante la sociedad en general.
 

El espectáculo como centro de atención

 
Todo evento cultural cuenta con una atracción especial que será el motor del encuentro.

En torno a este espectáculo girará el resto de actividades, que pueden incluir exhibiciones, una feria, gastronomía, y otros shows que secunden la atracción o evento principal.

Organizar un evento cultural
 

1 Definir la naturaleza del evento, el motivo de la convocatoria y la duración del mismo.
 
Las metas básicas en un evento cultural pueden ser la de comunicar y difundir un proyecto, una idea o un producto artístico, o bien conmemorar y celebrar una fecha importante de una ciudad, localidad o país.
 
2 Determinar la fecha y lugar para la realización.

Para el caso de mega eventos debe tenerse especial atención respecto a la estación del año en que se celebre, debido a dificultades climáticas que pudieran presentarse.
 
3 Visualizar el tipo de público, específico o general, y el tipo de evento, formal o informal.
 
4 Plasmar los resultados que se pretenden obtener con la organización del evento.

5 Elaborar un presupuesto para la realización del evento. 
 
Dentro de los costos e inversión prevista, es importante tener en cuenta la posibilidad de asegurar el evento en caso de que el mismo se suspenda, o no se llegue a realizar. 
 
Es importante destinar una buena cantidad de fondos a la difusión y publicidad del evento, a través de variados medios de comunicación, cubriendo Internet, sitio web, redes sociales, etc.
 
6 Armar un equipo de trabajo, determinar la cantidad de personas que se necesitará para llevar a cabo el proyecto. Lo ideal es contar con profesionales, personal capacitado, que pueda rendir y garantizar resultados favorables.

Foto de Wendy Wei en Pexels
Financiamiento del proyecto

 
Generalmente, en el caso de artistas, son ellos mismos quienes llevan adelante la gestión del evento cultural para promoverse, pero también los gobiernos, a través de los municipios, suelen ser los encargados de subvencionar, gestionar y hasta realizar algunos megaeventos. 
 
También a las empresas les interesa patrocinar este tipo de actividades, ya que les ayuda a difundir y acercar su imagen al público.

Por este motivo, si te encuentras embarcado en un proyecto de estas características no dudes en convocarlas para que colaboren en lo económico como sponsors o patrocinadores del evento.