La Navidad y las Canastas Navideñas

La Navidad es un momento de paz, amor, de agradecimiento y de compartir en familia; sin embargo, estas fiestas vienen acompañados de algún tipo de regalo por parte de las empresas.
 
En el Perú, es una costumbre de las empresas entregar canastas navideñas a los trabajadores, las cuales no son otra cosa que un conjunto de víveres (siendo infaltable el panetón, champagne, leche evaporada y chocolate de taza), dentro de un contenedor (el cual puede ser una caja de cartón o plástico, lavador, canasta, mochila o maletín). 

Este año me tocó organizar, en la empresa donde laboro, el proyecto de armar 15 canastas para poder entregar al personal de limpieza y seguridad, el cual por pertenecer a una razón social diferente, no recibe este beneficio.
Contenedor Caja Plástica

El objetivo de este artículo es compartir el proceso que llevé a cabo junto con algunas personas de apoyo, así como los medios para organizarse, para finalmente mencionar algunas reflexiones finales de la experiencia.
 


Todo comenzó hace unos diez días


Recibí un correo de mi jefe sugiriendo que sería bueno hacer alguna actividad para el personal de seguridad y limpieza, y le hice llegar una propuesta con ayuda del Excel, mencionando un presupuesto tentativo y cuento se va requerir para cubrir dichos costos.

Se comunicó al personal y se procedió en el lapso de 3 días con la cobranza respectiva, a fin de tener fondos. De manera paralela, hice la consulta de los catálogos virtuales de los supermercados de la ciudad, a fin de poder cotizar y optimizar el presupuesto, sin perder tiempo en desplazarme.

Para buena suerte, varios de los productos habían bajado de precio y estaban con oferta si se compraba de 3 en 3 o de 6 en 6. Como el número de canastas eran 15, era factible aprovechar estas ofertas.
Contenedor Mochila

Al mismo tiempo, me comunicaron la buena noticia de que se había conseguido una donación por parte de la empresa de 15 mochilas (las cuales servirían de contenedor). 

Esto hizo que tenga que hacer un nuevo presupuesto, considerando la compra de algunos productos adicionales.

El problema principal que tuve fue coordinar con la movilidad de la empresa, ya que estaba saturado de trabajo.

Al ver que algunos productos ya no iban estar en oferta para el día que tenía tiempo la movilidad, de manera particular realicé la compra de los mismos y recién el viernes pasado completé la compra de los productos que faltaban.

Ese mismo día coordiné en la tarde para que con 2 personas de la empresa nos apoyen en lo más fácil, lo cual era armar las canastas con cada uno de los productos comprados, a fin de tenerlos listos para su entrega.
 
El día de hoy, 23 de diciembre por la tarde, vamos hacer la entrega de las canastas navideñas (debería ser mochila navideña), seguro va ser un momento emotivo (ya tendré ocasión de compartirles), pero quería dejarles algunas conclusiones interesantes de esta experiencia.  
Contenedor Lavador



Conclusiones

 
- Es bueno programarse y organizarse al realizar cualquier actividad o evento, para ello es sumamente útil hacer uso de programas de computadora como el Microsoft Excel o Microsoft Project (en caso sea un proyecto más grande).

- Consultar catálogos virtuales es sumamente útil, ya que permite hacer presupuesto y tomar decisiones desde la computadora, sin necesidad de movilizarse hasta la tienda o supermercado.

Esto permite ganar tiempo y al momento de comprar no divagar. Todas las empresas deben aprovechar esta forma de contacto al cliente.

- Las compras por volumen nos han permitido tener un ahorro del 15%, ello significa también, en el caso puntual de las canastas navideñas, que realizar esta actividad o negocio tendría una rentabilidad interesante (aunque es un negocio estacional).

Esto también nos da como moraleja que para poder vender es importante saber comprar.
 
Contenedor Canasta
- Hay que estar siempre flexible a los cambios que se van dando en cualquier proyecto, tanto en fechas como en costos, así como considerar siempre acciones alternas ante algún imprevisto.

- Es difícil hacer programaciones de personal, especialmente en un mes donde estamos en todo el furor comercial y no hay tiempo para nada.

Por ese motivo, es bueno contar con el apoyo de la gerencia o jefatura para que nos apoyen con los recursos requeridos.


 
En el Anexo les comparto el detalle de las compras realizadas.
Siendo 23 de Diciembre del 2013, aprovecho para desearles a todos una Feliz Navidad y un próspero año 2014!

 

Sobre el autor:

Programa Organización de Eventos Perú
Arequipa/Perú
 
 

Anexo

Presupuesto para Compra de Canastas Navideñas.
Presupuesto Inicial: S/. 760 (cuota de S/. 20 por 38 trabajadores)
Se destinó S/. 720 para cada una de las 15 canastas (Tabla 1) y S/. 40 para realizar un pequeño agasajo durante la entrega de las canastas (Tabla 2).
 

Tabla 1. Detalle del contenido de cada canasta navideña

Producto Precio Cantidad Total
1 Panetón 900 gr. S/. 8.34 15 S/. 125.10
1 Champán 750 ml S/. 7.00 15 S/. 105.00
1 Azúcar Rubia 1 Kg. S/. 2.50 15 S/. 37.50
1 Bolsa de arroz  ¾ Kg. S/. 2.80 15 S/. 42.00
1 Lata durazno al Jugo 820 gramos S/. 3.50 15 S/. 52.50
1 Lata leche evaporada 410 ml. S/. 2.78 15 S/. 41.70
1 Tetrapack leche evaporada 410 ml. S/. 2.00 15 S/. 30.00
1 Taper de mermelada de 350 gramos S/. 4.19 15 S/. 62.85
1 Tableta de chocolate de taza 90 gramos S/. 0.90 15 S/. 13.50
1 Caja té de 25 sobres S/. 1.20 15 S/. 18.00
1 Paquete de gelatina 160 gramos S/. 2.20 15 S/. 33.00
1 Paquete de fideo de 500 gramos S/. 1.89 15 S/. 28.35
1 Bolsa de avena de 180 gramos S/. 1.40 15 S/. 21.00
1 Sachet de ají de 100 gramos S/. 1.60 15 S/. 24.00
1 Paquete de galletas dulces S/. 2.50 15 S/. 37.50
1 Bolsa de menestras 500 gramos S/. 3.20 15 S/. 48.00
  S/. 48.00   S/. 720.00
 


Tabla 2. Detalle del presupuesto para mini agasajo

Producto Precio Cantidad Total
Panetón 900 gr. S/. 8.34 3 S/. 25.02
Gaseosa de 2.5 litros S/. 4.99 3 S/. 14.97
Vasos Descartables (donación) S/. 0.00 25 S/. 0.00
      S/. 39.99
 
Tipo de cambio Nuevo sol peruano (S/.): http://www.bcrp.gob.pe/