Como organizar una Entrega de Premios

La entrega de premios es una manera de homenajear a quienes han mostrado un compromiso sobresaliente en una organización, o bien han alcanzado grandes logros.
 
La premiación demuestra la aprobación y gratitud por el trabajo bien realizado y los logros alcanzados, motivando a los demás a esforzarse para lograr la excelencia. 
 


Ceremonia de premiación

 
Hay organizaciones que celebran un banquete de premiación anual para recompensar el trabajo sobresaliente, mientras otras lo hacen sólo ocasionalmente, y con motivo de realizaciones realmente excepcionales.
 
 


8 puntos claves para organizar exitosamente una Entrega de Premios

 
Una ceremonia de premiación debe ser entretenida, contar con buenos oradores, mantenerse animada, y lograr que los premiados se sientan realmente homenajeados.
 


1 Definir cantidad de invitados

 
Se debe definir la cantidad de invitados y si las personas a premiar llegarán solas o acompañadas para determinar la cantidad de invitados total. El límite de acompañantes se indica en la tarjeta de invitación, de manera directa y práctica: “Sr. Alvarez y acompañante”, o “Sr. Alvarez y familia” (hasta 2 acompañantes).
 
Las invitaciones deben entregarse con 2 semanas de anticipación, y dar tiempo así, en el caso de los premiados, a escribir unas palabras de agradecimiento. Si las personas a premiar se encuentran lejos del lugar del evento, se debe incluir los pasajes y estadía en la invitación.
 


2 Determinar lugar y tipo de ceremonia 

 
Una vez sabemos la cantidad de personas que asistirán a la premiación, podremos elegir más fácilmente el lugar y el tipo de ceremonia a organizar.
 
La entrega de premios se puede realizar:
 
En un auditorio:
Si los premiados son más de 20, lo mejor es hacer una ceremonia en un auditorio para no extenderse demasiado. Luego, se puede agasajar  a los premiados con un cóctel, o Vino de Honor.
 
Durante una comida:
Si el evento involucra menos cantidad de invitados y premiados, se puede hacer una comida sin sobrepasar las 3 horas de duración. 
 
Al aire libre:
Es más usual en el caso de entrega de premios deportivas, aunque siempre debe organizarse con el mismo nivel de formalismo en sus detalles.
 


3 Definir el tipo de premio

 
Como reconocimiento se puede considerar, entre lo que más comúnmente se estila entregar: Plaquetas, Prendedores o Medallas, Estatuillas, Certificados enmarcados.

Todo depende del presupuesto asignado a este rubro y el tipo de premiación que se esté realizando.
 


4 Difusión

 
Si se define notificar a través de una rueda de prensa, se hará 1 semana antes del evento, y si es pertinente invitar representantes, se les asignará un lugar especial en el salón, y un tiempo para entrevistar a cada premiado.
 


5 Decoración 

 
En cuanto a la decoración, la iluminación y el sonido, lo más adecuado es dejarlo en manos de escenógrafos profesionales. 
 
Tener presente una buena exposición de marca y logo de la institución que premia, así como también de los patrocinadores. 
 
Asimismo se deberá tener especial cuidado en la disposición de las mesas, y la asignación de las mismas a los invitados.
 


6 Escenario

 
Se debe considerar tener asistentes para el escenario. Si el escenario queda alto, se debe considerar incluir una persona al pie de la escalera para asistir a los premiados.

Si el salón es largo, se debe considerar incluir otra persona para escoltar al premiado hasta el pie del escenario. Se contará con un auxiliar cada 10 filas de asientos, o fila de mesas. Se recomienda considerar 1 persona más en el escenario, guiando la salida.
 


7 Diseñar Programa de Presentación 

 
El programa de presentación no debe seguirse a rajatabla, aunque es necesario saber quién habla luego de quién, para entregar un programa a los invitados. En líneas generales debe cubrir:
 
Presentación general del acto. 
Lo ideal es contar con un disertante profesional. 

Discurso del representante de la institución que premia. 
Siempre podremos incluir videos o imágenes durante la lectura o discurso de premiación, de manera general o en cada premiación.

Glosa acerca del premiado. Lectura del premio. Entrega del premio. 
La presentación del premiado debe ser cálida y amistosa, la idea es hacer sentir cómodos a los asistentes y a los homenajeados, con un discurso corto, interesante, creativo y emocionante. 

Palabras del premiado. 
Los premiados deberán saber de cuánto tiempo disponen para sus agradecimientos y comentarios.  

Una vez entregados todos los premios, Discurso de Clausura.

Fotografía final.
Se recomienda la contratación de servicio profesional, con experiencia en eventos de esta índole.
 
Vino de honor, comida, o cena.
 


8 Animación

 
Espectáculos locales o regionales a cargo de músicos o cantantes pueden ser un bello detalle para animar la ceremonia, o como cierre de la misma.

Asimismo se puede optarse por un cierre con fuegos de artificio.