La Evaluación de Eventos mediante Encuestas

La encuesta es una herramienta extremadamente útil y versátil, usada para medir y cotejar los resultados de un evento, el impacto que generó en los participantes, y a través de la cual se obtienen parámetros, para implementar cambios necesarios en futuros eventos.
Foto de Adeolu Eletu en Unsplash
Si bien el evento finaliza cuando acaba la última actividad prevista, no por eso terminan las tareas de los organizadores.
 
A través de la encuesta se obtendrán datos importantísimos y relevantes para incluir como complemento documental en el informe final a presentar, respecto de los resultados del evento. 
 

La Encuesta

 
Al finalizar la actividad es ideal solicitar que se complete una encuesta acerca del evento, cuyos datos serán vitales para mantener y mejorar la calidad en futuros eventos, además de aportar información adicional respecto de los encuestados.
 
Dependiendo de la información que se quiera recabar, es el tipo de encuesta que se elaborará.

De todas maneras, las áreas en las que se puede hacer hincapié son: las actividades desarrolladas, las conferencias, calificar temáticas tratadas, los oradores, la organización, el lugar elegido para desarrollar el evento, las instancias de inscripción y acreditación, el transporte, el manejo de los tiempos, etc.

Igualmente aspectos referidos a su participación, su interés, opinión sobre el evento en general, cómo se enteró del evento, las sugerencias y los comentarios respecto del evento.     
 

Armar la encuesta

 
Al momento de confeccionar la encuesta, es bueno tener en cuenta que cuanto más breve sea, es más probable que la mayoría de los participantes la completen. Lo ideal es elaborar pocas preguntas, y 5 es un número óptimo, pero las mismas deben ser relevantes para poder evaluar los resultados. 
Es conveniente realizar preguntas cerradas de tipo múltiple opción (multiple choice), dando un máximo de cinco respuestas, como por ejemplo: excelente, muy bueno, bueno, regular, malo, o dando la posibilidad de responder con un puntaje sobre cada una de las áreas, del 1 al 10.

Este tipo de respuestas permitirá medir los resultados de una manera más eficiente y ágil. 

Es importante además incluir un espacio en blanco para dejar sugerencias, comentarios y cualquier observación que se desee aportar.

Esta evaluación cualitativa permitirá conocer si hubo algún aspecto que no se incluyó dentro de la encuesta y que el participante desee compartir.

Se puede optar por un formato donde sea obligatorio incluir datos personales, aunque el anonimato la mayoría de las veces permite que, quienes completen la encuesta, sean más honestos y sinceros, y de esta forma se brindan respuestas más valiosas y significativas para medir resultados. 
 

El mejor momento

 
Lo ideal es entregar un formulario para que los participantes completen y entreguen al finalizar y antes de retirarse del evento, aunque esto no es aplicable a todo tipo de eventos.
 
También se puede crear la encuesta e implementarla en el sitio web del evento, difundirla entre los asistentes, y de esta manera obtener los resultados de una forma confiable y segura. 

Para tener una evaluación general y precisa, si no es posible realizar la encuesta al terminar el evento, podría hacerse durante la semana siguiente al mismo, y no más tarde, para que quienes la completen, lo tengan todavía fresco en su memoria. 
 
Es importante dar una fecha límite para el envío completo de las respuestas, y contar así con tiempo suficiente para el procesamiento de la información.

Existen aplicaciones para realizar el formulario de encuesta y solicitar que se complete online, de manera anónima, y es la metodología más recomendable.
 

Apoyo tecnológico

 
En la medida de lo posible, lo más recomendable es manejarnos con sistemas y programas de autogestión online, para recabar información. Es conveniente evitar que asistentes al evento o suscriptores completen formularios de manera manuscrita.
Foto de William Iven en Unsplash

Procesar esta información lleva mucho tiempo y un alto costo, adicional a esto, se corre el gran riesgo de trasladar datos de manera errónea, al informatizar los mismos. 

Con una base organizada de modo automático a través de la autogestión online, será más fácil y seguro de trabajar.

Es más ágil y efectivo exportar los datos a una hoja de cálculo, al armar el informe final y evaluar datos de las encuestas durante la etapa de post evento.
 

A quién encuestar

 
Se querrá tener información de distintos aspectos del evento, por lo que la encuesta y los encuestados seguramente formen parte de distintos grupos o áreas.

Se pueden manejar diferentes modelos de encuestas para las distintas áreas y participantes  involucrados en el evento, esto es: asistentes, oradores, patrocinadores, comité organizador, proveedores, personal interno, etc.

De esta manera se podrá hacer un análisis más exhaustivo de cómo funcionó cada área, y un balance final más real y concreto.
 

Modelo de encuesta

 
Presentamos varias preguntas para seleccionar de acuerdo al caso, y a modo de simple referencia.
 
Agradecemos su colaboración en mejorar la experiencia para futuros eventos.
¿A través de qué medios supo acerca del evento?
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¿Cómo califica la comunicación e información recibida a través del sitio web antes del evento?
Excelente -  Muy bueno -  Bueno -  Regular  - Malo

¿Cómo califica el predio donde se realizó el evento?
Excelente -  Muy bueno -  Bueno -  Regular  - Malo

¿Cómo califica el área de acreditación?
Excelente -  Muy bueno -  Bueno -  Regular  - Malo

¿Cómo describe el servicio que recibió en el día del evento?
Excelente -  Muy bueno -  Bueno -  Regular  - Malo
Foto de Pixabay en Pexels

Por favor, subraye las áreas que cubrieron sus expectativas durante el evento:
Oradores - Oportunidad de networking - Asistencia prestada - Calidad de contactos - Puntualidad 

¿Cómo califica el servicio de comida y coffee breaks?
Excelente -  Muy bueno -  Bueno -  Regular  - Malo

¿Cómo califica el evento en general?
Excelente -  Muy bueno -  Bueno -  Regular  - Malo 

 ¿Qué oradores, temas o actividades, fuera del programa, le hubiese gustado incluir?
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¿Qué fue lo que más y lo que menos le gustó del evento?
_____________________________________________________________________
 
Observaciones o comentarios:
_____________________________________________________________________
 
¿Volvería a participar en un evento de esta temática?
Si - No - No sabe
 

El valor de una buena base de datos 

 
Una de las claves para el éxito en la realización del evento y la posibilidad de continuar con más ediciones a lo largo del tiempo, es enriquecer siempre la base de datos.

Esto se logra a través de un efectivo y buen manejo de la información que se solicita a los participantes, sea para la base de datos en sí, para las inscripciones, y para recabar información post evento a través de las encuestas, que ayuden a mejorar evento a evento.

Toda la información que se pueda recolectar es muy valiosa ya que servirá para difundir y definir objetivos en otras actividades.

A través de esta información se logra conocer más a la audiencia en forma individual.

Y sus intereses, necesidades y gustos, nos guiarán en el armado de próximos y siguientes eventos.

Una buena y completa base de datos es sin dudas  muy  valiosa y útil  también, a la hora de negociar con sponsors y patrocinadores.
 
A lo largo del proceso y las distintas instancias del pre evento, el evento en sí, y el post evento, se podrá ir recabando más datos e información acerca de los participantes, además de la encuesta, enriqueciendo la base de datos.

Al momento de inscribirse al evento, por ejemplo, se puede solicitar a los participantes datos adicionales a los que ya se tienen, que luego servirán a la hora de difundir, informar, o determinar futuros eventos.