La importancia del Post Evento

Realizar una gestión post evento es tan importante como la instancia de planificación y coordinación del mismo.

Analizar y comunicar los resultados y logros obtenidos, permite mostrar un cierre, y dejar a quienes lo reciben, con expectativas para las actividades que se propongan en un futuro.
 
Una vez finalizado el evento, el ritmo de trabajo y la presión bajan considerablemente, pero no por ello terminan las tareas referidas a la actividad realizada.

Es el momento de evaluar todas las áreas involucradas, y ver qué funcionó correctamente y cuáles fueron los puntos flojos, para tenerlos bien visualizados, y ser capaces de implementar los cambios necesarios en futuros desarrollos a organizar.
 
El seguimiento post-evento es clave ya que las empresas organizadoras y los patrocinadores involucrados, están interesados en conocer el rendimiento de sus eventos, y los resultados económicos del mismo. 

Asimismo es un momento idóneo para el aprendizaje, la comunicación, y la retroalimentación, feedback, de los resultados a través de encuestas, entre otros recursos, que nos prepara y ayuda en el mejoramiento de futuros eventos.


Evaluación del evento

 
El momento ideal para realizar la evaluación y el análisis, es durante la semana siguiente al evento. La recopilación de datos, gastos de último minuto, recuento de extras no ponderadas en el presupuesto, resultado de encuesta, entrevista con proveedores, entre otros, nos darán la posibilidad de plasmar los resultados en un informe final.
 
Siempre hay detalles de última hora que escapan a cualquier presupuesto o planificación. Gastos adicionales, papeleo, taxis, equipo extra, es común tenerlos al final de las cuentas. Incluirlo en el informe es vital, no solo denota profesionalismo y seriedad, sino que además aportará una visión más global y certera del evento desde el punto de vista financiero y administrativo. Ingresos totales, vs egresos por gastos totales y reales.
 

Agradecimientos

 
Además de la evaluación, es el momento ideal para agradecer por escrito a los participantes y colaboradores de las diferentes actividades y organización del encuentro. La carta de agradecimiento irá en primer lugar en la carpeta del informe final del evento. 
 

Resumen de resultados

 
Si en el evento participaron distintas empresas como auspiciantes y patrocinadores, es fundamental que, una vez finalizado, se comparta un resumen sobre lo sucedido y los resultados, y hacer llegar el material documental, junto con el agradecimiento por su participación en el evento.
 
Esta evaluación, permitirá a los organizadores saber con más exactitud los resultados obtenidos, y funcionará como punto de partida para futuros eventos de igual o mayor magnitud.

La preparación de un informe final que incluya datos cualitativos y cuantitativos acerca de distintos sectores del evento va a permitir analizar si los objetivos preestablecidos se cumplieron o no, o cuán lejos se estuvo de alcanzarlos.
 

Puertas adentro

 
Es muy importante recabar la opinión y evaluación personal del público interno, esto es el personal y los proveedores. Conocer a nivel operativo las fortalezas y debilidades durante el evento es vital para el crecimiento profesional de las distintas áreas comprometidas. Una reunión de cierre y de crítica puede ser muy útil para el caso.
 
Es importante recalcar las cosas que salieron bien, para luego enfocarse en analizar lo que salió mal, o lo que se vio por alguna razón dificultado en su resolución. Es muy enriquecedor preguntar qué y cómo se podría haber hecho mejor.

Sin dudas, surgirán aspectos que se podrán mejorar en futuros eventos. Esta es una de las prácticas y vías más fáciles, rápidas y efectivas de mejorar los métodos organizativos. 
 

Documentar resultados

 
Una vez obtenido el feedback interno, el resultado de las encuestas y el resto de datos, se debe hacer un análisis de los resultados y documentar las conclusiones.

Toda la información y datos cuantitativos como cualitativos, son relevantes, y tomar buena nota de ellos es clave para demostrar el éxito obtenido.
 
Durante la semana posterior, se realiza un resumen final general que se publica en el sitio web o blog del evento, en el que se incluye material audiovisual y algunos datos específicos como cantidad de asistentes, actividades, invitados especiales, patrocinadores, etc. Incluir material audiovisual hará al informe, más liviano y llamativo.
 
Este informe puede servir como base inicial para compartir con los patrocinadores, se cuida y enaltece la imagen de la organización del evento y se genera un valor agregado para con el patrocinador. Es sin embargo muy importante adaptarlo y personalizarlo de acuerdo a cada empresa, por lo que se debe distinguir y personalizar la información a los distintos destinatarios. 
 
Es necesario que el contenido del material sea acorde a quien va dirigido y evitar un resumen general para todos, ya que con cada uno de los receptores  se deberá hacer hincapié en distintos aspectos, de acuerdo a su participación en el evento.

Dejar una carpeta institucional en la empresa puede dar una imagen muy positiva, y si el patrocinador quedó conforme con el evento, esta acción puede ayudar a cerrar acuerdos de participación en futuras actividades.
 

Posibles destinatarios del envío del informe final, junto con una carta de agradecimiento:

 
Invitados o asistentes al evento. Les resultará interesante recibir un resumen de las actividades en las que participaron.
 
La empresa organizadora, cuyo interés central estará en los resultados económicos.

Patrocinadores, adicional a la información general y el material audiovisual, estarán muy interesados en saber la cantidad de participantes y, si fue parte de la negociación, lo adecuado sería enviarles la base de datos completa.

Proveedores, es importante involucrarlos activamente.

La prensa, una gacetilla que cuente en rasgos generales de lo sucedido durante el evento.
Contenido del informe
 

El informe final debe ser un reflejo del evento, y los datos que no deberían faltar son:

 
  • Cantidad de invitados especiales, de oradores y de patrocinadores.
  • Cantidad de actividades y temáticas.
  • Mencionar las actividades sociales si las hubo, coffee break, banquete.
  • Cantidad de pre-inscriptos,  de inscriptos, y de invitaciones o becas.
  • Base de datos completa de inscriptos solo si fue previamente pactado con los patrocinadores, u otra entidad que reciba el informe. 
  • DVD con material audiovisual, fotografías de las actividades, video institucional.
  • Un video con los distintos espacios y actividades que se vivieron durante el evento.
  • Una muestra de todo el material que se entregó en el pre evento y durante el evento anuncios, programas, invitaciones, etc.
  • Encuesta, opiniones y evaluación de los participantes.
  • El balance contable final, donde quedará plasmado el resultado económico.