Organización de eventos, Social Media y Redes Sociales

En la organización de cualquier evento, hay objetivos clave que deben alcanzarse para garantizar el éxito del mismo. Uno de estos objetivos fundamentales, es la difusión efectiva y de calidad, y para ello es necesario invertir tiempo y recursos.

Debemos crear una estrategia de difusión específica, que permita captar la mayor cantidad de público potencial, objetivo, o público meta. 

Hoy día contamos con la mejor plataforma de comunicación, el Social Media, y las mejores herramientas para cualquier estrategia de difusión, las Redes Sociales. Pero bien sabemos que de nada sirven las herramientas si no las manejamos correctamente.
 
Si se cuenta con recursos económicos suficientes, es posible contratar expertos en marketing, SEO (expertos en aumentar el tráfico en una página), etc., proveedores de servicio que darán asesoramiento, desarrollo y puesta en marcha de la estrategia comunicacional. Pero también es posible hacerlo de forma independiente. 

 

Como sacar mayor provecho del Social Media y las redes sociales en la organización de eventos? 
 

1 Crea un blog o sitio web que sea atractivo, sencillo, de fácil lectura, que invite a informarse sobre el evento, y motive a participar del mismo. 
 
Se arma muy fácilmente, hay infinidad de blogs que guían, y bloggers asesorando en forma gratuita. En cuanto a los sitios, cada vez hay más opciones de plantillas para darle un carácter más personalizado. 
 
- En la generación de este blog o sitio, lo más importante es que perdure en el tiempo. Para ello es importante incluir en este espacio, un perfil de nuestro negocio como organizadores. Es una excelente vía para promocionar los servicios en la organización de eventos, y además ayudará más adelante, como nexo de todos los demás eventos a organizar.

Muchos eventos tendrán incluso sucesivas ediciones, y será además una buena plataforma para agrupar distintas comunidades y  temáticas. 
 
- Para el caso puntual del evento que vayamos a difundir, incluiremos toda la información general referente al mismo. La información debe ser muy clara y sencilla, y dar incluso la opción de inscribirse directamente, como asistente al evento.
 
En cada evento es muy importante visualizar y definir nuestro público meta. De acuerdo al tipo de evento, este público podrá ser muy formal, o muy joven, o informal; y su carácter, edad, y preparación profesional, nos determinará la manera y la forma en que debemos presentar  la información. 

Queremos que la información llegue de manera fluida y que genere el menor rechazo o indiferencia; recuerda que la idea es atraerlos. El objetivo es que la información sea entendida por nuestro público, y además pretendemos que la misma los motive a querer participar del evento.

Afortunadamente en el Social Media, se maneja un “idioma” cada vez más globalizado y simple en todos los sentidos, y esa fluidez es cada vez más fácil de alcanzar, homogeneizando cada vez más, la forma de acercarse e informar, a todo tipo de público. 
 
- Destinaremos también un espacio a los patrocinadores y anunciantes, que tendrán garantizada, desde la etapa de pre-evento, la exposición de marca a través de la difusión de la actividad.

El valor de esta exposición se verá reforzado por el medio de difusión y posicionamiento que proponemos, ya que estará presente también durante la cobertura del evento y en la etapa de post evento como veremos a continuación.
 

2 Posiciona el evento y la empresa organizadora, a través del blog o? el sitio, en las redes sociales. 

Google+ (creación, organización, difusión y cobertura de eventos, etc.), facebook (creación de eventos, grupos, etc), twitter, linkedin, youtube, pinterest, entre muchos otros, serán los mejores aliados en la difusión y en el éxito de la misma. En otras notas detallaremos más, pero es importante entender la magnitud de los beneficios al usar estas herramientas de comunicación.
 
También es muy importante involucrarse activamente,  con el espacio creado, a otras comunidades y sitios web, cuyos usuarios correspondan a tu público meta. Es fácil de encontrar y enlazar estas comunidades, dentro de las redes sociales.
 
Las redes sociales pueden agrupar las comunidades por afinidad; esto permite el envío discriminado de información, y/o difusión de distintos eventos, por grupos, asegurando información de calidad.
 
A través de las redes sociales se intercambia y se comparte la información, aumentando en forma exponencial la difusión y el público al que queremos llegar. Nuestro público potencial se estará relacionado activamente, y esto nos ayudará en la difusión de la información, ya que tendrá la posibilidad de compartir la misma con sus contactos. 
 
Es importante destacar que a través de las redes se genera una retroalimentación permanente organizadores - público meta, a lo largo de todo el proceso de comunicación, lo cual hace de este manejo algo de altísima riqueza para cualquier organizador de eventos. 
 
Además de la difusión en la etapa de pre evento, las redes sociales serán un gran trampolín durante la cobertura del mismo, generando una trascendencia y perdurabilidad en el tiempo, a través de las redes, y enriqueciendo así el espacio del post evento. Como valor agregado, todo este material generado en las redes servirá de guía, y hasta determinará futuros eventos.
 

3 Actualiza periódicamente la plataforma de comunicación.

Para garantizar que la difusión a través del blog o sitio creado, y sus enlaces a redes sociales sea un éxito, es imprescindible una actualización periódica.

Este es el secreto del éxito en la difusión del evento y el posicionamiento de la empresa organizadora en el mercado. Debemos entender que los resultados no se verán de un dia para otro, por ser a través de la continuidad y la periodicidad que se garantiza el éxito.

Es un proceso de día con día, y  a mediano plazo, podremos comenzar a ver los frutos.

Si nuestro espacio en la red es dinámico, si con el tiempo los usuarios reconocen que en forma periódica y sistemática, hay nueva y buena información ingresando, se habrá logrado no solo difundir, sino también tener una permanente retroalimentación con nuestro público, y los mantendremos cautivos e incondicionales para futuros eventos.
 
- A lo largo del pre evento, se puede ir incorporando periódicamente información complementaria; confirmación de horarios, mapa del lugar donde se realizará, detalle de temas a tratar en las distintas actividades, información respecto a forma y fecha límite para la inscripción, anuncio de últimos lugares, entre muchas otras.
 
Si se cuenta con la opción de suscripción de los visitantes al sitio, ellos tendrán además la posibilidad de recibir las actualizaciones en sus correos electrónicos.

- Durante la cobertura del evento habra muchísimo intercambio de información en línea, lo que mantendrá nuestro sitio y redes sociales muy activos.

- En la etapa de post evento habrá muchísimo material para trabajar sobre los tema del evento, y en su mayoría lo irá determinando el propio público. Esto llevará a nuevo material para informar de siguientes eventos, y así cerramos el ciclo de comunicación sistemática.