Eventos sustentables, una tendencia cada vez más verde

Hoy, casi todas las empresas tienen muy incorporados en su agenda, objetivos que involucran responsabilidad social.

Foto de Paula Prekopova en Unsplash

Como empresa organizadora de eventos, nada más apropiado que manejarse en base a criterios de sustentabilidad en el desarrollo de los mismos. 

Aplicar criterios sustentables implica contaminar menos y ser más eficientes a nivel de consumo, procurando en la actividad que desarrollemos, generar el mínimo impacto ambiental posible, y esto implica responsabilidad social.
 

Eco Eventos


En la organización de eventos sustentables, o eco eventos, se logrará desarrollar una actividad cuyo impacto ambiental será menor.

Adicional a esto, y dada la condición de los organizadores de eventos, de grandes comunicadores, se logrará un gran aporte  en  la difusión de tan importante cambio del que cada uno debe comenzar a ser partícipe activo. 
 
Si bien hoy esta modalidad en los eventos es aún alternativa, pronto será condición necesaria para la organización de los mismos. Dicho de otra manera, algunos lo hacen  hoy por convicción, pero muy probablemente todos lo harán mañana  por obligación.
 
No por tratarse de un eco evento, o evento sustentable, implica que el desarrollo del mismo deje en absoluto de mantener su carácter refinado y creativo.

Es aplicable a todo tipo de actividad, ya sean celebraciones familiares en general, o bien eventos empresariales, incluyendo conferencias, espectáculos culturales o deportivos, ferias, festivales, etc. Es sólo cuestión de comenzar a mirarlo con una óptica más conservacionista. 
 

"Toda acción que contribuya a la causa verde es muy buena por pequeña que sea"


El cúmulo de aportes en cada evento se suma al volumen general de los miles que se dan en el mundo y que impactan nuestro ambiente.

En la sucesión de los mismos, se va aprendiendo y mejorando de la experiencia, por lo que recomendamos hacer el cambio de forma paulatina, y de esa manera avanzar a paso seguro.
 
Una forma de comenzar, es desarrollando eventos asociados, ofreciendo actividades en paralelo. Hay entidades, como ONGs, que pueden estar interesadas en hacer una presentación dentro del evento a organizar. Esto da más fuerza al propósito social, y se aprovecha a divulgar, informar y despertar conciencia. 
 

Primeros cambios que aseguran logros sustentables radicales.

 
Como organizadores de eventos debemos involucrar y concientizar de estos criterios a nuestros proveedores, colaboradores y asociados a nivel interno, así como también a los participantes de cada  evento. Esto nos asegurará una amplia e incondicional colaboración y participación activa de las partes.
 
Es muy importante hablar del tema, pues es necesaria la promoción para provocar el cambio. Por esto es relevante hablar de tener eventos más verdes o eco sustentables a los participantes de los eventos en general.

Para lograrlo, nada mejor que a través de reseñas en nuestra página web o blog,  para ganar así conciencia y poner en evidencia las acciones y los criterios que se están utilizando.

Si informamos, entonces al momento de generar cambios o ajustes en nuestro programa de trabajo (para contaminar menos o ser más eficientes),  la gente podrá asimilarlos y aceptarlos más fácilmente.
 
En cuanto a nuestros proveedores, y servicio de apoyo, es importante  ver qué medidas toman para bajar el impacto ambiental que genera su gestión.

Debemos privilegiar, en la medida de lo posible, la contratación de empresas que procuren criterios sustentables y se manejen bajos normas socialmente responsables. Esto, sin lugar a dudas, dará mayor coherencia y fuerza a nuestra propia gestión.
Foto de Markus Spiske en Unsplash

Estar preparados

 
Para debilitar nuestra huella en el planeta, se debe crear conciencia colectiva, y entendemos que es sólo a través de la educación, que esto se  puede lograr. 

De acuerdo al Green Meeting Industry Council (GMIC, asociación que se ocupa de la sostenibilidad en la industria de reuniones y eventos),  la capacitación es lo más importante para poder avanzar en el tema de sustentabilidad. 
 
Es muy importante que en la formación de organizadores de eventos, meeting planners, se incluya de manera comprometida esta temática en los programa de estudios, y  se estimule a la participación de conferencias  y eventos que traten al respecto. Esto ayudará a tantos hábitos, todavía muy aletargados, al cambio. 
 
BSI (British Standards Institution),  multinacional inglesa creadora de normas para la estandarización de procesos, ha desarrollado el primer estándar de certificación de la gestión sostenible para eventos, ISO 20121. En www.sustainableeventcertification.com, Sec (Sustainable Event Certification) se puede encontrar información detallada.
 
CIC (Convention Industry Council), organismo que reúne a las asociaciones de la industria de eventos a nivel internacional, está desarrollando sus estándares para la realización de congresos, convenciones y eventos verdes en general, bajo la denominación  APEX (Accepted Practices Exchange), www.apexsolution.org.
 
El mostrar y resaltar los beneficios en la realización de acciones a favor del ambiente, y ser protagonista del mismo, da bienestar personal, y a la larga también social.
 

Para encaminarnos exitosamente en el desarrollo de eventos sustentables, tengamos siempre presente, que todo cuanto involucremos en su desarrollo, deberá ser amigable con el ambiente, maximizaremos su aprovechamiento y minimizaremos la generación de residuos.

Por dónde empezar?


A continuación mostraremos parámetros a tener en cuenta, y así lograr de nuestro evento, una actividad sustentable y eco amigable.
Foto de Robert Kovacs en Unsplash

Lugar


Los espacios libres, parques, jardines, terrazas abiertas, de por sí son los mejores escenarios, ya que se disfruta de un ambiente natural.
 
Son ideales para fiestas de fin de año, jornadas de capacitación, lanzamiento de productos, fiestas celebrando aniversarios, entre otras actividades de estilo outdoors (al aire libre).

Si hablamos de eventos indoors (puertas adentro), procuraremos espacios con buena iluminación natural. 
 
Si buscamos, hoteles, locales, o salas, procuraremos que se hayan concebido bajo estándares eco amigables y sustentables, o estén comprometidos con un lineamiento conservacionista.

Los hoteles verdes son una tendencia en el mercado actual; tienen sistemas y políticas de reciclado de insumos, de desperdicios, de agua, y manejan un uso inteligente de la energía. En general, emplean criterios que contribuyen a ser más ecológicos, y trabajan la sensibilización ambiental del personal.
 

Decoración


La decoración minimalista es lo más acorde también si queremos reforzar una idea verde, y el uso de mobiliario y de materiales reciclados lo reforzará aún más. Hay bellísimas piezas de arte hechas bajo técnicas comprometidas con la naturaleza, y el collage es una de ellas.
 
Siempre que se pueda, preferir reciclado, biodegradable, o ecológico.

Existen en el mercado platos, vasos, cubiertos, cajas y bolsas, hechos con fibras naturales de fécula de maíz, de caña de azúcar, de papa o bambú, que tienen la propiedad de desintegrarse rápidamente ya que son 100% compostables, pudiendo incorporarse como abono al suelo.
 

Agua


Es preferible eliminar el uso de agua en botellas plásticas para los participantes, siempre que podamos sustituirlo por agua en jarras. Esto representa un ahorro de dinero por el costo de agua embotellada, un ahorro de combustible en el traslado de las botellas, y evitamos la basura y el desperdicio  que representan los envases vacíos.

Si es un banquete, recomendamos solicitar a los meseros que sirvan el agua en los vasos, cuando el comensal lo solicite.
Foto de Yomex Owo en Unsplash

Energía


Preferir lugares abiertos y el día, para asegurarnos iluminación natural. De lo contrario, locales con iluminación de bajo consumo y buena ventilación.

Apagar iluminación innecesaria, o que no se necesitará prendida por tiempo prolongado.
 

Combustible


El factor que más afecta, y al que más cuidado debemos poner, es al transporte y cantidad de combustible que ocupa.

Es sin lugar a dudas nuestro peor enemigo, y es por ello muy importante informar a los participantes, desde el inicio de la difusión del evento, de las alternativas de traslado que ofrezcamos y las razones por las cuales las presentamos.
 
Para minimizar su impacto, lo ideal será buscar una locación, en lo posible cercana a la mayoría de los participantes, y de más fácil acceso. También es importante evaluar hacer el evento, o al menos el transporte al mismo, en horario de menor tránsito, para así evitar  las mayores presas y embotellamientos.

Esto puede significar llevarlos más temprano o regresarlos más tarde, pero si  están informados, lo aceptarán siempre como algo positivo.
 
Pensemos así en soluciones para el traslado de los participantes al evento, donde procuremos que eviten llegar en automóvil. Una opción es ofrecer el servicio de transporte colectivo.

Otra opción es el viaje en coche compartido, Carpool o Carpooling (práctica que consiste en que diversas personas compartan un coche), e incluso hasta se puede “premiar” a los participantes que estén dispuestos a llevar a otros. 
 
Nuestro mayor éxito sin lugar a dudas sería promover y lograr que la asistencia llegue en bicicletas.

Está en nosotros como organizadores fomentar estos sencillos pero muy amigables medios para transportarse.
 

Menú


Procuremos que también los suministros al evento queden lo más cerca posible.

Todo lo más a mano, será lo más verde. A menor cantidad de kilómetros recorridos, menor es la contaminación, y el impacto ambiental. Se conoce como  food miles, a  las millas que recorren los alimentos hasta llegar a las mesas.

Con este criterio entonces, buscaremos  trabajar con menús que contengan ingredientes de producción local, regional y preferiblemente de estación.
 
Por otro lado, tenemos el término eco cocina, eco-cuisine, que se refiere a la capacidad de ciertos chefs para preparar platillos exquisitos y originales, de alta cocina, con productos lo más finos y frescos posibles, que se pueden obtener en el mercado local, o incluso en pequeños huertos de la región.
 
Preferiremos también, en lo posible, productos orgánicos, es decir, aquellos alimentos en cuya producción  fueron utilizados solamente abonos verdes y compostas naturales.
 

Papel


Si pensamos en árboles en lugar de papel, se nos hará más fácil interiorizar el cambio que debemos implementar con su uso y abuso. El efecto en la reducción drástica de papel, es sustancial. No más papel, no más impresiones innecesarias. Este será otro gran aporte al mundo.
 
Procuremos minimizar el uso de  folletería y programas impresos. Busquemos alternativas creativas en general. Por ejemplo, en el caso de  los gafetes, quizás una etiqueta autoadhesiva, nos ayudará a evitar los portagafetes plásticos. Tratemos de manejarnos con eco insumos.
 
Abusemos de internet y del ciberespacio, para invitaciones, confirmaciones, entradas, programas. Todo lo que se pueda enviar, compartir, difundir, y presentar por internet, así se hará; y con un  estilo “e”....”e-brochures”, “e-ntradas”, “e-ncuestas”.

La última generación es siempre más verde, y hoy tenemos USBs para recolectar información y brindar a nuestros participantes.
 
Evitemos el intercambio de  tarjetas de presentación, y en su lugar intercambiemos datos con nuestros móviles.

Poken es también una buena alternativa que recomendamos aplicar: www.poken.com; un dispositivo es repartido a cada participante, y los datos en él se intercambian automáticamente con solo un toque entre los distintos pokens
 
Podemos sugerir a los participantes que deban viajar al evento, imprimir solamente la primera página de reservaciones de vuelos y hotel, donde viene la información más importante.

Y seamos primeros en promover cambios no aceptando más, por ejemplo, listados o información en papel, de parte de  nuestros proveedores. Si a conciencia practicamos estos cambios, estaremos generando conciencia en otros.
Foto de Jackie Tsang en Unsplash

Regalos


Debemos tener en cuenta criterios ambientales y sociales a la hora de elegir los regalos o souvenirs para los participantes. Idealmente que sean reutilizables, y hechos con material reciclado o eco amigable.
 
Alienten a los patrocinadores a entregar artículos promocionales u obsequios que  sean amigables con el medio ambiente.
 
Un ejemplo es la Pluma Germinakit, que además de ser muy útil, contiene en su interior semillas de rúcula, albahaca,eneldo o hinojo que pueden ser plantadas una vez que la tinta se haya terminado.

Es biodegradable, y el empaque y su instructivo están hechos con papel reciclado. Son estéticamente muy presentables y se les puede imprimir  logos comerciales (www.sustenta.com).
 
Otra opción es el nPower PEG, el primer cargador pasivo de energía cinética para dispositivos de mano con fines personales. Colocado en una simple bolsa, este cargador permite aprovechar la energía cinética al caminar, correr, trotar, bajar escaleras y almacena  para ser usada cuando se requiera. Puedes ampliar la información en www.greennpower.com.
 

Eco Curiosidad


Para quienes estamos detrás de la organización de eventos, sabemos de la necesidad de  enviar cajas llenas de cosas a las actividades. Ya hay compañías que ofrecen cajas biodegradables o amigables como las  “Life Boxes”.

Estas cajas se pueden “plantar” literalmente, al terminar de usarlas, pues están impregnadas con semillas de árboles, y con los cuidados adecuados pueden germinar.