Logística aplicada a la organización de eventos

Lunes 13 de Mayo de 2013

La logística es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la organización, planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio.

Es el puente que une producto y mercado, por lo que el éxito de un proyecto dependerá, en gran medida, de una buena estrategia logística, es decir, de un puente fuerte y sólido.

El objetivo de la logística es colocar los bienes y servicios adecuados, en el momento preciso, en el lugar idóneo, y en las condiciones deseadas, de manera de generar la mayor rentabilidad, en una ecuación ideal de mejor servicio, costo y calidad. Para ello se vale de los recursos humanos y financieros más razonables y efectivos.
Logística Eventos
 
La persona a cargo de la logística de cualquier proyecto, tendrá responsabilidades operacionales respecto a la implementación de medidas a ejecutar, tácticas en cuanto a cómo se organizan dichas medidas, y estratégicas en los resultados esperados y obtenidos, como consecuencia de la gestión a realizar.
 

Logística & Organización 

 
En la planificación y logística de eventos hay 6 etapas clave a tener en cuenta siempre. 
 
1 Planificación y producción de todas las acciones y  gestiones que se implementarán a lo largo del proyecto, y a la preparación del equipo material y humano necesarios, para el logro de un correcto desarrollo y concreción del evento. 
 
2 Montaje y disposición del equipamiento y materiales que se utilizarán, y del grupo  humano que estará trabajando durante el evento. Implementación de tecnología para la comunicación de asistentes e invitados, y especialmente en el  manejo de las acreditaciones.
 
3 Ejecución del evento en sí, con participantes y público presentes, compartiendo las distintas actividades planificadas, buscando respetar los tiempos estipulados en cada rutina; inicio, coffee breaks, cierre, etc., y viendo de cubrir y solucionar las distintas dificultades que puedan presentarse. 

4 Desmontaje del equipo, para retiro de materiales y elementos ya utilizados, luego de realizado el evento. Revisión final para entrega del equipamiento y de las instalaciones, en las mismas condiciones en las que fueron recibidas.

5 Evaluación de resultados, estableciendo el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, y lo eficiente del evento, midiendo también su rentabilidad. El balance contable reflejará el resultado económico, y se cotejará con los resultados esperados. 

6 Post evento recopilando la información de toda la operación realizada antes, durante, y después del evento, para su evaluación. Se incluyen documentos gráficos e impresos, fotografía, prensa, etc. También la evaluación de los participantes es relevante, por lo que se puede incluir encuestas. Este documento servirá como base a futuros eventos a desarrollar, y se presentará a los  patrocinadores para respaldar de manera documental  los resultados obtenidos.
 
Logística Eventos


Logística & Coordinación

 
El coordinador de un evento es quien funge como enlace entre los miembros organizadores,  proveedores, patrocinadores y asistentes.

La dinámica de su trabajo se incrementará conforme se acerque la fecha del evento. A través de él, se sincroniza el trabajo de cada integrante del grupo organizador, dirigiendo la gestión. De su desempeño y modalidad de trabajo, dependerá gran parte del éxito final.
 

En la coordinación de un evento hay 6 áreas básicas a supervisar y administrar :


Programación 

  • Definir y diagramar el programa del evento, con los horarios, el tipo de participantes y oradores. 
  • Estipular deadlines, en base a las actividades que se desarrollarán,  en los días, horarios, y tiempos, a través de un cronograma general de trabajo. 
  • Elaborar checklists por áreas de trabajo para que cada grupo o persona tenga claras sus tareas y objetivos, y el tiempo en que deben estar realizadas exitosamente. Su supervisión será periódica y en forma particular.
  • Confeccionar un presupuesto en base  a los gastos previstos y costos de operación durante  todo el desarrollo del proyecto.  
  • Seleccionar  y capacitar al equipo y personal de trabajo, secretarias, orientadores, encargados de mercadeo, asistentes de sala, etc. 
  • Armar un grupo asesor con abogados, contadores, arquitectos, diseñadores, servicio de  seguridad, programadores, etc. Ellos serán una excelente guía para trabajar en forma más eficiente, y así minimizar errores y riesgos.
  • Definir y programar el sistema de inscripciones a utilizar para el registro de participantes. 
 

Difusión 

  • Diseño, edición y la impresión de anuncios, calendarios, invitaciones, programas, folletería en general, señalizaciones, carteles, banners, etc.
  • Armado de material de presentación y difusión del evento a través de la página y sitio web para promocionar, vender y difundir el mismo, y para usar como nexo de comunicación con participantes, invitados, anunciantes, y público en general.
  • Actualización permanente de la base de datos, para dar seguimiento a invitados, participantes e inscripciones. Comunicación vía email con participantes, contacto con patrocinadores, respuestas a consultas y confirmaciones. Estas tareas se van intensificando más, hacia la fecha del evento. 
  • Manejo de agenda de prensa, conferencia de prensa, entrevistas, notas y aspectos relacionados durante el evento y después del mismo también. 
 

Ambientación

Esto incluye todo lo relacionado a la sala, o salas de actividades y exposición si la hubiera, su organización y supervisión:
 
  • Área de inscripción y acreditación de los asistentes.
  • Comunicaciones, telefonía e internet.
  • Gastronomía, servicio de catering, elección de menú, de acuerdo al tipo de comidas, almuerzo, cena, coffee breaks, etc. Todo lo referente a bebidas, servicio de barman, barras móviles, etc., procurando elecciones armónicas y prácticas.
  • Sistema y tecnología de sonido, video y proyección, a través de computadores, proyectores, equipo de iluminacion, micrófonos, etc. Aquí se incluye la implementación del servicio de traducción. Para la cobertura gráfica del evento, se requiere de servicio fotográfico y servicio de video filmación.
  • Decoración, arreglos florales, telones, paneles, cubresillas, mantelería, centros de mesa, etc, y  todo lo que hace a la ambientación del evento.
 
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Mercadeo 

  • Programación de reuniones con candidatos a patrocinar el evento y posibles proveedores, siempre viendo las potencialidades del evento en cuestión. Respecto a proveedores cabe negociar servicios por publicidad, si no conspira con otros anunciantes y patrocinadores de interés.
  • Destinar personal a cargo de la relación con patrocinadores y asociados al evento durante todo el proceso de gestión del proyecto y presentación del post evento, siempre bajo estricta supervisión.
  • Supervisar y controlar el cumplimiento y calidad del servicio de los proveedores, según las distintas contrataciones. 
 

Relaciones públicas 

  • Definir y redactar discursos, y determinar shows o espectáculos para el evento. 
  • Determinar material a entregar con las acreditaciones, bolsos, lapiceros, hojas, credenciales, diplomas, etc.
  • Determinar y definir, premios, souvenirs y regalos.
  • Definir diseño e impresión de logo del evento y/o de patrocinadores en materiales a entregar a participantes o invitados.
 

Finanzas 

  • Pagos a proveedores.
  • Pago de viáticos, fletes, correo, servicio de mensajería, etc.
  • Prever pago de alojamiento, pasajes y traslados internos para participantes, oradores, invitados o asistentes de afuera, según lo estipulado.
 

Perfil del coordinador de eventos

 
Abarcar todas estas áreas no es tarea fácil, y se requiere de un carácter y temple muy especial para conciliar y negociar diferencias, y lograr un resultado exitoso y de excelencia. 
 
Ser comunicativo, positivo, y dinámico facilitará muchísimo la tarea, ya que deberá mediar con grupos de trabajo, con la contratación de productos y servicios, y tendrá que negociar permanentemente, para obtener los mejores resultados en cada pequeña transacción.
 
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Ser ordenado, metódico y detallista, le permitirá planificar tiempos y armar las check lists, indicando todas las tareas a realizar y los responsables de cada una de ellas.

Durante el evento, el control y la supervisión de las mismas hará mucho más eficiente la gestión.

Ser observador e innovador, llevará a buscar y conocer nuevas herramientas y servicios alternativos que ayuden a minimizar errores, trabas, y los tan conocidos “embudos de botella”, que encontramos siempre en el desarrollo de todo proyecto.

Ser  flexible es clave, ya que permite solucionar una contingencia y seguir adelante con el resto del cronograma. Siempre habrá demoras o agentes externos que modifiquen nuestro plan inicial, y tener un plan B es siempre muy adecuado, y logísticamente aceptable.

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