Ceremonial & Protocolo en Eventos

Miércoles 10 de Abril de 2013

Aunque parezcan términos un tanto acartonados, una vez nos interioricemos más con ellos, pasarán a ser nuestros mejores aliados.

Son herramientas básicas que debemos tener muy presentes como organizadores de eventos. 

Ceremonia y Protocolo

Protocolo


Es una guía que surge del conjunto de normas, de reglas legales, de costumbres, y de tradiciones, para ser usada como instrumento de comunicación, en las relaciones internacionales y actos solemnes.  
 
El sistema protocolar occidental, o guía de ceremonial diplomática, abarca y especifica el comportamiento más apropiado y más aceptado que debe adoptarse en el ámbito social.

A través de esta herramienta lograremos generar un clima armónico, de alta credibilidad y favorable al entendimiento, lo que facilitará negociaciones, y una buena comunicación social.
 
A través del protocolo se inculca metodología, decoro, elegancia, y buena conducta en las ceremonias. El éxito protocolar depende de una buena planificación, programación y dedicación, para así poder prever, armonizar, y coordinar todos los detalles de un acto solemne o público. 
 
Deberá seguirse el protocolo a rajatabla, si queremos desempeñar un buen trabajo, siempre que organicemos eventos de carácter oficial.  Asimismo nos servirá como guía para cualquier tipo de evento, y como actitud que podremos asumir en el ámbito social.
 
Es muy  importante conocer e interiorizarse en las costumbres de los países que están involucrados en los actos a organizar. De estos detalles va a depender el éxito a la hora de determinar un menú (animales sagrados), de hacer entrega de regalos (en la forma de entregarlo y en el obsequio en sí), entre muchos otros aspectos a tener en consideración.
Ceremonia y Protocolo
 

Ceremonial


El protocolo nos guía en cómo debe realizarse el ceremonial, para ser diplomático y oficialmente correcto. 
 
El ceremonial es llevar el protocolo a la acción, con un profundo sentido de armonía y estética, basándose para ello en la cortesía, y el respeto.

Es el conjunto de formalidades y costumbres que deben acompañar a los actos oficiales públicos y solemnes, teniendo en cuenta las normas nacionales y/o internacionales, según la naturaleza del acto. 
 
El objetivo del ceremonial es conservar la armonía y estrechar vínculos entre los Estados que participen de la ceremonia, así como también en la convivencia social. Esto se logra a través de un orden de jerarquías, evitando así cualquier tipo de conflicto.

Es aplicable a actos y celebraciones en general; sociales (bodas), empresariales (recepciones, inauguraciones),  presentaciones públicas (de autoridades nacionales e internacionales); de grupos multinacionales; de índole diplomática, u oficial.
 

Leyes del ceremonial


En la búsqueda de la armonía, debemos manejarnos en forma metódica y estricta a la hora de ubicar a los oradores,  a los comensales, o de organizar el orden de los discursos.

Para ello  existen distintas leyes a utilizar en el ordenamiento de  personas y símbolos patrios, en las ceremonias reales o públicas.
 
La Ley de Precedencia dispone el orden de las jerarquías, tomando en cuenta los méritos, tanto de las personas, como también de los símbolos patrios que estén involucrados en los actos oficiales o solemnes.

Cada país o institución debe poseer un ordenamiento de precedencia, y  es necesario estudiarlo con esmero, para aplicarlo en cada situación, y circunstancia en particular, ya que no hay una regla definitiva y son muchas las variables que condicionan los distintos ordenamientos.

Cada protocolo establece un criterio en el orden jerárquico que usará entre los asistentes a un evento, especialmente de las autoridades, respetando la relación entre ellos. La precedencia máxima es la Presidencia. Si no esta presente el presidente, quien le sigue en jerarquía es el anfitrión, a menos que alguien con su misma jerarquía, vaya a ser homenajeado.

Según el tipo de ceremonia, es el orden de precedencia,  y es importante saber en cada caso cómo proceder.

Si la ceremonia es militar, el orden de precedencia será: fuerzas armadas, fuerza aérea, fuerza naval y policía; si la misma es empresarial, el orden de precedencia será según el organigrama de la empresa; si la ceremonia es familiar, el orden será: padre, madre, hijos (de mayor a menor), yernos, nueras (el primero en contraer matrimonio), nietos (de mayor a menor); si la ceremonia es religiosa, la precedencia a nivel eclesiástico será: papa, cardenales, arzobispos, obispos, monseñores, sacerdotes.

Cuando se trata el orden de autoridades de un mismo nivel, el orden de precedencia será: autoridades civiles, autoridades eclesiásticas, autoridades militares, autoridades de policía.
Ceremonial
 
La Ley del centro métrico se usa cuando la cantidad de personas a ordenar es impar.  La persona con mayor jerarquía ocupa el centro de la ceremonia, y es el anfitrión. Quienes le acompañen, lo harán en forma alternada a la derecha y a la izquierda.
 
La Ley de la derecha ubica a la segunda persona en jerarquía, en el orden de precedencia, y es a la derecha del anfitrión, o sea, a la derecha del centro métrico. 
 
Como en la ley del centro métrico las personas se van alternando, los que quedan más “próximas al centro” serán los de mayor jerarquía.  Así, en la Ley de la proximidad, la tercer persona en importancia, se ubicará a la izquierda del anfitrión, y su valor estará dado por la proximidad al anfitrión.
 
Nos basaremos en la Ley de orden lateral, si se establece alinear a  las autoridades en disposición lateral. Si la línea es par, el lugar de honor será la extrema derecha; si es impar, el lugar de honor será al centro.
 
Aplicaremos la Ley del orden lineal, si las personas se desplazarán una detrás de otra. La ubicación se dispondrá según la jerarquía, situándose primero la de mayor jerarquía. Las excepciones a esta regla se dan en los ámbitos académico y religioso, donde es exactamente al revés.
 
Vamos a utilizar  la Ley del orden alfabético, cuando haya que ordenar personas o símbolos según el país, ya que existe una regla de Igualdad Jurídica entre los Estados, según la Convención de Viena. También se puede usar para ordenar por apellidos o por instituciones, en el caso de igualdad de jerarquías, por ejemplo en la entrega de diplomas de egresados.
 
La Ley del orden numérico o de antigüedad se utiliza mucho en las instituciones, y se determina la jerarquía por la fecha de creación.
 
La Ley de la analogía la usamos en el caso de jerarquías de igual rango, y se determina por la fecha de nombramiento, por ejemplo, en el ámbito diplomático.
 

Etiqueta


La etiqueta es el ceremonial de los estilos, usos y costumbres, y debe exteriorizarse en todos las ceremonias y actos públicos y solemnes, así como también en las manifestaciones generales de la vida social.

Está estrechamente relacionado con el saber ser, y  el saber conducirse en cualquier situación.
Ceremonial
 

Tratamiento


Es el modo protocolario de dirigirse a las personas de acuerdo a su cargo o autoridad. Refiere al título de cortesía para cada caso, y es la forma correcta de dirigirse hacia los demás.

Por ejemplo, el  Papa, Su Santidad, un Jefe de Estado, Excelentísimo Señor Presidente, un  rey, Su Majestad.
 

Ceremonial de Símbolos Patrios

Tanto el ceremonial de las banderas, como la ejecución del himno nacional, deben ceñirse bajo las estrictas reglas del protocolo, y debemos poner mucho cuidado en hacerlo correctamente. 

Abordaremos el tema con más profundidad en próximas notas, pero en términos generales, se aplica el mismo concepto y leyes de ceremonial y  de precedencia, en el ordenamiento jerárquico de los símbolos patrios. 
 

Errores más comunes


Muchas veces, por error, caemos en conductas extremas, entablando vínculos demasiado rígidos, o al manejarnos con extrema familiaridad.
 
Donde es muy común cometer errores, es en la ubicación del estrado, de los símbolos patrios, al ubicar a los invitados, o al estipular el orden de los oradores. El desconocimiento de costumbres extranjeras también favorece a cometer gravísimos errores en la ejecución del ceremonial.
 
Podemos decir que un protocolo llevado correctamente no se nota, y prácticamente garantiza el éxito del evento. Sin embargo un pequeño error o descuido en el protocolo, lo puede estropear completamente.

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